Jenis Perencanaan dan Proses Perencanaan (Pengantar Manajemen)

•    Jenis Perencanaan dan Proses Perencanaan

1. Pengertian Perencanaan

    Perencanaan ialah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Pengertian perencanaan menurut para ahli :

    a. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel 

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

    b. Louis A.Allen 

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diiginkan.

    c. Billy E.Goetz 

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul,jika terdapat alternatif-alternatif.

    d. Bintoro Tjokroaminoto 

Proses mempersiapkan kegiatan kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujun tertentu.

    e. S.P. Siagian 

Perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran secara matang menyangkut halhal yang akan di kerjakan dimasa dating dalam rangka mencaoai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Tujuan Perencanaan

Tujuan dari membuat perencanaan yaitu,

    a. Standar Pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaanya.

    b. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.

   c. Mengetahui siapa saja yang terlibat ( struktur organisasinya ), baik kualifikasinya maupun kuantitas         nya.

    d. Mendapat kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

    e. Meminalkan kegiatan kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, fenaga dan waktu.                Memberikan Gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

    f. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan.

    g. mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

    h. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

3. Manfaat Perencanaan

    Manfaat dari membuat perencanaan yaitu,

    a. Standar pelaksanaan dan pengawasan.

    b. Pemilihan berbagai alternaif terbaik.

    c. Penyusunan Skala Prioritas.

    d. Menghemat Pemanfaatan sumber daya organisasi.

    e. Membantu Manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

    f. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

    g. Alat Meminimalkan Pekerjaan yang tidak pasti.

4. Metode/Proses Perencanaan

    Smith (1982) secara umum menyebutkan delapan metode perencanaan, yaitu :

    a. Analisis Sumber dan Cara Tujuan 

Metode ini di gunakan untuk meliti sumber sumber dan alternatifmencapai tujuan tertentu. Tiga faktor yang perlu di analisis antara lain : Sumber, Cara untuk mencapai tujuan dan Tujuan. Ketiga factor ini di kaji secara timbal balik.

    b. Analisis Masukan dan Keluaran 

Digunakan untuk mengkaji faktor factor input pendidikan yang memengaruhi proses dan akibat nya terhadap keluaran secara interelasi dan interpedensi. Metode ini untuk menilai alternative dalam proses transformasi.

    c. Analisa Ekonometrik 

Metode ini memakai data empiris, statistik, dan teori ekonomi dalam mengukur perubahan dalam hubunnganya dengan ekonomi. Metode ini dekat dengan pendekatan untung rugi. Metode ini menggunakan persamaan yang

mendeskripsikan hubungan interpedensi variable- variable yang ada dalam suatu sistem. 

    d. Diagran Sebab Akibat 

Digunakan dalam perencanaan yang  menggunakan sekuen hipotetik ubtuk mendapatkan gambaran masa depan. Metode ini mirip dengan perencanaan Stratejik.

    e. Delphi

Digunakan untuk menentukan sejumlah alternative program, mendapatkan asumsi atau fakta yang melandasi pertimbangan tertentu dengan mencari informasi yang di butuhkan untuk mencapai consensus. Dimulai dengan menegemukakan suatu masalah umum kemudian dijabarkan secara khusus untuk dipecahkan masing masing ahlinya.

    f. Heuristik 

Dipakai untuk mendapatkan isu dan mengakomodasi pendapat yang bertentangan. Metode ini didasarkan atas prinsif dan prosedur yang mensistematiskan langkah – langkah pemecahan masalah.

5. Macam-macam Perencanaan 

    terbagi menjiadi 3 macam, yaitu :

    a. Perencanaan organisasi

terbagi menjadi 3 bagian,

- Perencanaan strategis 

Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

- Perencanaan taktis 

Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya.

- Perencanaan operasional 

Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.

    b. Perencanaan operasional

terdiri dari 7 bagian, 

- Rencana sekali pakai : dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin tidak berulang di masa mendatang.

- Program : rencana sekali pakai untuk seragkaian aktivitas yang besar.

- Proyek : rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih tidak kompleks dibandingkan dengan program.

- Perencanaan tetap : dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur selama suatu periode waktu tertentu.

- Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum organisasi terhadap suatu masalah atau situasi tertentu.

- Prosedur operasi standar  : rencana tetap yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu.

- Aturan dan peraturan : rencana tetap yang mendeskripsikan dengan tepat bagaimana aktivitas tertentu dilaksanakan.

    c. Perencanaan kontinjensi

Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga tergganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.

6. Hambatan Perencanaan

a. Tujuan yang Tidak Tepat 

Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.

b. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat 

Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan

c. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks 

Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang

d. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan 

Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.

e. Penolakan terhadap Perubahan 

Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.

7.Mengatasi hambatan perencanaan

a. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana 

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

b. Komunikasi dan Partisipasi 

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan  rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.